盖章前要注意了,网友来稿支招采购合同的21个“坑”

多年前,我底下一个小姑娘刚刚开始负责审核合同(协议)的时候,在法务开展的内部培训上问过一个问题:合同(协议)要怎么审?

 

在一个分工明确、权责清晰的公司,最好是用公司统一的制式合同(协议),这样能最大保证公司的利益,降低合同(协议)风险。

但是,每个公司都会有顾及不到的角落,所以采购在准备和审核合同(协议)这个阶段的重要性不亚于法务。前面说了,在一个分工明确、权责清晰的公司,正常来说是采购和需求部门将需要涉及的服务条款和商务条款提供给法务,由法务来起草和准备合同(协议),但是每个公司的法务都是又强势又人手不足的,所以等等等便成了常态。

为了缩短等待的时间,我们有时候会直接采用对方的合同(协议)范本,再行修改,采用对方的合同(协议)范本,要特别注意各种坑:

1、 合同(协议)名称:产品采购合同(协议)、采购合同(协议)、服务合同(协议)、软件购买合同(协议)等……总之言简意赅,最忌讳拖沓带水。

 

2、 合同(协议)签订时间和签订地点:签订时间会涉及合同(协议)生效时间和后续如果有补充协议的话方便界定是哪份合同(协议)。签订地点会涉及合同(协议)诉讼地,也是最好填写。这两个要素如果不填写,在正文中也一定要界定清楚。

 

3、 合同(协议)编号:作为公司合同(协议)管理的一部分,也是要做好记录的。特别是公司大,合同(协议)多的时候,会签署类似多个合同(协议),编号就显得特别重要。

 

4、 甲乙双方主体:这里的主体一般指公司,通常我们不建议跟个人签署合同(协议)(劳动合同(协议)除外),如果跟个人签署合同(协议),一定要在合同中界定对方开具合格有效发票(个人是可以到税局代开发票的,需要交税),如果对方明确表示无法提供发票,那么公司必须要代缴个人所得税,或者直接不签这个合同,否则公司可能会涉及逃税连带责任。现在甲方和乙方界定的也不是那么清楚了,很多甲方有时候也会变成乙方,甲乙双方是谁根本无所谓,关键是合同正文中的条款和风险点是否更对我方有利?

 

5、 合同有效期:一般的物品、产品采购有效期是从合同签署之日开始到验收完毕+付款完成。

 

6、 合同标的:产品明细、型号、数量或者服务的范围、频率、时间和价格等,可以用简单的表格清楚列明,复杂的可以用附件形式显示。

 

7、 付款条款和结算方式:对我方最好的当然是100%验收合格,正常使用后+月结XX天支付(一般用于长期稳定供应商)。也有预付订金+验收后支付的,依照双方谈判的结果来定。设备和装修类的还会有保固金或者保修金,等保固期或者保修期满了才支付(10%)。采购都有付款期的KPI,这也是为什么我们要开发长期稳定的供应商,除了价格上的优势外,付款条件、保修期都会有很多对我方有利的条款。结算方式现在都是电汇。

 

8、 项目联系人:双方的项目联系人和联系方式。

 

9、 交货地点、验收、安装培训、包装运输条款和保险:详细清楚地列明交货地点,验收标准(原材料的验收标准由品控起草,间接物料的由服务部门提供,一般性产品则参照产品的产品型号、规格和介绍,注明验收的标准—国标?欧标?公差范围?),安装培训谁负责(含费用),包装运输条款和要求(incoterm)。特别强调:保险,最好都要求供应商购买110%的保险用于以防止产品在运输过程中的损害(特别是进口和远距离运输的产品和产品),条款中注明,即使对方耍滑头将保险费用省下来了也没有关系,不怕一万只防万一,万一遇上了损害,对方负责。

 

10、 产品质量要求和退换货条款:主要界定产品的缺陷可能和退换货情况以及时效。

 

11、 知识产权条款:现在很多公司都特别注重公司知识产权的保护,既然是公司购买的,从货款付清开始,所有权、使用权、知识产权归属购买方。且要供货方保证未侵权,否则损失由供货方负责。

 

12、 售后条款:界定产品的保质期和保修期,并提供售后服务,注明时效。

13、 甲乙双方责任和义务:根据实际情况列明,特别注意双方责任义务的对等。如果是服务合同(协议),还会增加一个处罚细则作为附件来约束和考核服务方。

 

14、 违约责任:一般违约责任都比较重,对双方才有约束力。且违约责任对等,合同中最大坑在于明确了购买方延迟付款的处罚(日利息不超过万分之五)缺了供货方或者服务方违约的处罚。明确由违约方赔偿被违约方因此导致的一切损失(注意不是直接损失或者限定金额损失)--分手费无上限,吓吓对方。

 

15、 不可抗力:列明不可抗力的情况,不可抗力情况下的违约不需承担责任,可和平分手。

 

16、 保密条款和反贿赂条款:很多公司也越来越注重公司机密信息的保护和采购人员的道德问题,都会在合同中明确。

 

17、 适用的法律和诉讼地:坚持在我方所在地的法律和法院(考虑到地方保护性政策和费用),如果对方一定坚持,则退为原告所在地或者第三地区。

 

18、 其他:界定合同数量,合同生效方式。

 

19、 附件:报价单、验收条款或者产品说明书、处罚细则、授权证明等。

 

20、 签字栏:注意定义清楚是盖章生效还是签字+盖章生效。一般会加上签字人的职位和签字时间(此时间如果不特指,则默认为合同签署时间)。很多合同只盖章不签字,或者只签字不盖章(海外公司没有公章的例外),其实都是不规范的,正确是“签字+盖章”。

 

21、 盖章:合同使用的是公章或者合同章,只有公章、合同章和财务章才是经过公安局备案的能代表公司的章,其他部门章和业务章都只是公司内部用,对外无效的。记得合同和附件的每一页都要加盖骑缝章(每页不漏且用章完整)。

以上,每个条款的每个字都要加以斟酌,

 

→采购审核商务条款

→需求部门审核产品和服务条款

→由法务把握法律条款和风险点

 

这个合同才算完成。不要认为双方基于长期友好合作的基础上可以不用签署合同或者为了规避流程而不签署合同,所有的合作都基于利益驱使,白纸黑字才是最保险和最有用的。我见过上市的集团公司也有收了钱不交货又翻脸不认人的时候,也见过付了模具款交了货却死赖着拒绝归还模具的……

 

真真是我愿待你如初见,你却道不如兵戎相见……

 

Tips:

1、 修改合同时用WORD上的“审阅”→“修订”,可以保留修改痕迹,方便核对。完成后再点击“接受”→“接受所有修订”转为清洁版。

2、 合同终稿可以MARK“审核完毕2018XXXX”,并转换为PDF后再交对方签字盖章。当然PDF也可以转回来WORD,最不容易修改的是打印出来,每张签字(老外喜欢这么用)再扫描给对方。


作者简介:

蔡丹菊Suki,持有美国CPSM(职业供应管理)证书,曾经任职于多家世界500强跨国企业的采购和供应链管理岗位,涉及的行业包括快消、包装、电子和奢侈品,具有丰富的供应链的管理经验。

原题:填坑篇‖关于采购合同(协议)的那些坑

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